Retour sur le rdv Je fais Mtl # 7 : Faire de vos bénévoles de véritables collaborateurs ! | Faire Montréal
27 Mar
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Retour sur le rdv Je fais Mtl # 7 : Faire de vos bénévoles de véritables collaborateurs !

Réunissant les participants autour d’une thématique porteuse, les rdv Je fais Mtl sont placés sous le signe du partage : partage d’histoires à succès de la part de leaders de projets et partage d’expertise par des partenaires experts.

À l’occasion de ce premier rdv de l’année, la communauté Je fais Mtl était rassemblée au MT Lab le 20 mars dernier pour échanger autour de la valorisation des bénévoles comme collaborateurs et véritables acteurs clés dans le succès des projets. L’importance pour une organisation de créer un réseau de bénévoles engagés et fidèles, de même que les stratégies à mettre en place pour y arriver, étaient au centre des échanges de ce rdv #7, qui a réuni une quarantaine de participants.

Le premier panel, composé de Frédéric Morin-Bordeleau, cofondateur et directeur général de MR-63 (dont le projet pilote la Station F-MR s’était déroulé à l’été 2018) et Olivier Offman, associé et vice-président Opérations de Yulism, a ouvert la discussion avec des récits à succès.

Le deuxième panel, celui des experts et partenaires, était formé de François de Kerret, cofondateur et président-directeur général de Simplyk, Stéphanie Lécole, Conseillère au développement des affaires chez Bénévoles d’affaires et Julien Meloche, Chargé de projet responsable des bénévoles pour la Société des célébrations du 375e anniversaire de Montréal. À travers ces échanges constructifs, nous avons retenu trois axes mis en valeur par les panélistes afin de faire des bénévoles de véritables collaborateurs.

  1. Clarifier l’importance d’impliquer les bénévoles dans les projets de l’organisation

Pourquoi avons-nous besoin de bénévoles ? Il s’agit de la première question à se poser, selon Julien Meloche. Pour attirer les bonnes personnes, il faut s’assurer que leur futur  rôle soit clair et les fasse sentir actifs et responsables. En tant qu’organisation, il est essentiel de se montrer transparent, de les informer sur le rôle qu’ils ont à jouer, et de miser sur l’impact qu’ils ont sur la réussite d’un événement ponctuel autant que, dans le cadre de responsabilités plus régulières, sur la mission de l’organisation.

Une fois que le rôle des bénévoles est clairement aligné dans la mission de l’organisation, il est primordial au moment du recrutement de prendre le temps de les rencontrer, de discuter avec eux, de cerner leurs intérêts, bref, de comprendre pourquoi ils se rendent disponibles pour nous, pourquoi ils nous donnent ce qu’ils ont le plus précieux, leur temps selon Olivier Offman. Lorsque les bénévoles en devenir  se sentent écoutés et compris, ils sont naturellement plus enclins  à s’engager. Concrètement, cela peut prendre la forme de petits rassemblements organisés en amont, comme une formation ou une soirée d’information. Ces pratiques contribuent assurément à favoriser un sentiment d’appartenance chez les bénévoles, ce qui mène ensuite  à leur fidélisation. Amener les bénévoles à voir plus loin que le rôle précis qu’ils ont à jouer dans un événement ou un projet leur permet de le voir dans sa globalité et de se mobiliser envers une mission inspirante qu’il souhaitent collaborer à réaliser.

2. Tisser des liens humains

La clé du succès dans la valorisation des bénévoles c’est de se rappeler qu’une véritable relation de confiance doit être instaurée, et servira de fondement à toutes les communications et les actions exécutées  dans le cadre d’un projet ou événement. Prendre le temps de s’assurer que les bénévoles sont bien et ne manquent de rien permet de connecter avec eux.

Idée unanime chez les panélistes : les bénévoles sont le visage d’un événement ou de certaines initiatives phares des organisations. Il est donc primordial selon François de Kerret, de renforcer le sentiment d’appartenance pour motiver les bénévoles afin qu’ils  se sentent utiles et fassent une différence dans les projets de l’organisation. Du point de vue de cette dernière, cette confiance envers les bénévoles revient aussi à être ouverts à leurs commentaires constructifs ou suggestions, et se montrer reconnaissant.

3. Miser sur l’expérience : le maître mot, c’est la valorisation !

Une relation gagnante-gagnante pour une organisation et ses bénévoles consiste à offrir à ceux-ci l’expérience qu’ils recherchent, et à reconnaître leur savoir-faire. Aujourd’hui, nombreuses sont les organisations qui constatent la valeur ajoutée de ces collaborateurs uniques que sont les bénévoles, et réalisent à quel point  leur  volonté de s’impliquer est précieuse. Par ailleurs, le terme «bénévole», qui se rapporte plutôt à un état, peut être remplacé par la fonction réellement occupée pour valoriser encore plus leur engagement. Plusieurs termes, tels que «connecteurs» et «médiateurs» ont été suggérés par Frédéric Morin-Bordeleau et Olivier Offman.

Et pourquoi pas impliquer les bénévoles dans le choix de leur rôle lors d’un événement ? En amont, il est possible de leur présenter les opportunités  disponibles et d’exprimer leur préférence. Pendant le projet ou l’événement, on peut envisager la possibilité d’instaurer des rotations entre les différentes équipes ou postes de travail, ou encore créer des binômes ou des petits groupes pour fonctionner sur un esprit d’entraide et de collaboration.

Le «budget bénévole», un indispensable !

Que ce soit pour un uniforme, des éléments indispensables comme la nourriture et des breuvages, une activité spéciale, une fête, ou des prix de participation, le «budget bénévole» est un incontournable. En plus de représenter une reconnaissance concrète, il contribue d’une part au bien-être et d’autre part au sentiment d’appartenance du bénévole envers l’organisation. C’est surtout, pour l’organisation, la façon de se donner les moyens de créer la meilleure expérience pour ses bénévoles.

En conclusion...

... identifier clairement votre besoin et le rôle qui sera proposé aux bénévoles, placer l’humain au cœur de votre approche et proposer une expérience remarquable vous permettra, naturellement, de transformer un réseau solide de gens engagés pour vous accompagner en de véritables communautés de collaborateurs et d’ambassadeurs. 

On se revoit bientôt ?

Ne manquez pas le prochain rdv! Le 17 avril prochain à l’École des entrepreneurs du Québec (ÉEQ), se tiendra le RDV Je fais Mtl # 8 : Maximisez chaque dollar investi dans votre visibilité. Pour vous inscrire, c’est ici !