Deuxième cellule de débogage de Je fais Mtl : recruter, gérer et fidéliser ses bénévoles | Faire Montréal
22 juin
Publié dans par la démarche je fais mtl0

Deuxième cellule de débogage de Je fais Mtl : recruter, gérer et fidéliser ses bénévoles

C’est sous forme de discussion et d’échange de bonnes pratiques que s’est déroulé la deuxième cellule de débogage qui a regroupé une dizaine de leaders de projets Je fais Mtl le 18 juin dernier au MT Lab.

Sous forme de rencontres intimistes visant à discuter d’un enjeu ciblé parmi les porteurs de projet, les cellules de débogage font partie de l’offre Je fais Mtl.

Les participants ont pu compter sur la présence de Madame Sylvie Gascon du Centre d’action bénévole de Montréal pour mettre en lumière les meilleures pratiques en termes de recrutement, de gestion et de fidélisation de bénévoles.

Le bénévolat : une relation donnant-donnant

D’entrée de jeu, Mme Gascon insiste sur le fait qu’il faut reconnaître la valeur et la spécificité du bénévolat. Le recours à des bénévoles ne doit pas reposer que sur des considérations financières. Le bénévole n’est pas un employé non rémunéré; il est une personne à la recherche d’une expérience, qui vient combler un besoin en s’engageant, tout comme une organisation en comble un en recrutant. Il y a un échange !

Selon l’experte, le défi de la personne responsable des bénévoles est de jongler avec les multiples besoins de l’organisation et les préférences et attentes des différents bénévoles afin de créer des associations gagnantes pour tous.

Pour identifier les motivations des bénévoles, Mme Gascon fait référence à la pyramide des besoins théorisée par Maslow en indiquant que plusieurs bénévoles viennent combler des besoins d’appartenance, d’estime de soi et d’accomplissement en cherchant notamment à développer leur réseau social, à briser un sentiment d'isolement et à se réaliser.

Pourquoi faire du bénévolat?

Afin d’appuyer ses propos, Mme Gascon présente une étude de Volunteer Canada abordant les principales motivations des bénévoles canadiens en 2010 dont certaines statistiques ci-dessous ont animé les discussions :

  • 93 % le faisaient pour contribuer à la communauté

  • 78 % désiraient mettre à profit leurs compétences et leur expérience

  • 59 % se sentaient personnellement touchés par la cause que soutient l’organisme

  • 48 % s’investissaient entre amis

Ces données démontrent que pour attirer des bénévoles, il est important de mettre la cause derrière votre projet ou organisation de l’avant et de préciser comment les compétences et les qualités personnelles du bénévole vont permettre d’aider l’organisation. Une autre façon de les attirer? Faire de l’action bénévole une activité de groupe, entre amis et en famille!

Des freins au bénévolat?

Les principales raisons des personnes ne s’impliquant pas bénévolement ont également été étudiées afin d’identifier les obstacles pouvant décourager d’éventuels alliés. Toujours en 2010 :

  • 67 % n’avaient pas le temps

  • 62 % n’étaient pas en mesure de prendre des engagements à long terme

  • 52 % préféraient donner de l’argent plutôt que du temps

  • 45 % n’avaient pas été invités à le faire

Pour répondre à ces barrières, les participants ont rappelé l’importance d’expliquer aux bénévoles ce qu’ils ont à gagner de l’expérience. Pour réduire la crainte de s’impliquer à long terme, Mme Gascon suggérait de morceler les longs mandats sur des périodes plus courtes et d’organiser les offres de bénévolat par projet.

L’étude démontre également que 27 % des répondants n’étaient pas intéressés par le bénévolat. Cette statistique a soulevé des échanges passionnés sur l’image que projette le bénévolat de nos jours et sur l’impact que le mot Bénévole peut avoir sur le sentiment d’appartenance de ces ressources. Des leaders ont partagé leur expérience et ont insisté sur l’importance de trouver une alternative à ce titre en lien avec le rôle attribué aux bénévoles dans le cadre de votre projet spécifiquement. C’est le cas des Ambassadeurs du bonheur appellation mise en place par la leader du projet Mtllaplusheureuse, Rossana Bruzzone, et des Connecteurs, un concept proposé par Yulism dans le cadre d’Expo Entrepreneurs. Une façon simple, mais efficace de mobiliser ses bénévoles en révélant leur mission propre.

Les cinq phases d’un programme de bénévolat

Au fil de la présentation, cinq grandes étapes se sont dégagées de la mise en place d’un programme de bénévolat pour lesquelles plusieurs conseils ont été prodigués à la fois par Mme Gascon et par les participants.

1. Planifier et organiser son programme de bénévolat

La première étape est de se demander pourquoi avoir recours aux bénévoles et, rappelons-le, la réponse ne peut qu’être purement financière. Il faut comprendre ce que les bénévoles peuvent apporter que les salariés ne peuvent fournir. Identifiez les postes à combler ainsi que le nombre de personnes à recruter et méfiez-vous, il est parfois mieux d’avoir moins de bénévoles que d’en avoir une grande quantité et ne pas être en mesure de les encadrer.

Il est également important de prendre conscience, de prévoir et de budgéter les investissements en temps et en ressources qui doivent accompagner la relation avec les bénévoles. En effet, les bénévoles nécessitent d’être encadrés, d’être formés et d’être reconnus (et parfois nourris !) pour leur assurer une expérience optimale et favoriser leur rétention.

...et n’oubliez pas les assurances! Les bénévoles peuvent être assurés avec la CNESST, informez-vous auprès de votre assureur pour les détails.

2 .Mettre en oeuvre une stratégie de recrutement

Une fois que les besoins en termes de bénévoles sont identifiés, il faut passer en mode recrutement. Mme Gascon propose la tactique du Cercle concentrique et donc d’aller puiser en premier lieu auprès des personnes déjà sensibilisées à notre cause. Pensez donc à demander à vos employés et à vos anciens bénévoles, puis à votre famille et vos clients, aux gens touchés directement ou indirectement par votre mission puis aux résidents du quartier.

N’oublions pas qu’il est possible de repenser son offre de bénévolat pour rejoindre différents groupes de personnes. Le poste peut-il être adapté aux personnes avec des incapacités physiques en recherche de milieux intégrateurs? Un système de gardiennage peut-il être mis en place pour les jeunes parents? Justement, l’une des participantes, Emilie Dechâteaubourg du projet Je fais Mtl MR-63, a fait connaître les services de Popup Camp avec lequel elle est impliquée et répond précisément à ce besoin.  

Voici quelques conseils en rafale pour favoriser le recrutement de bénévoles :

    • Faites-vous connaître

     Il est plus facile d’attirer les bénévoles lorsque notre mission est connue.

    • Diffusez vos occasions de bénévolat

    Plusieurs vitrines existent comme les salons du bénévolat ou de l‘emploi, les Centres d’action bénévole, les journaux de quartier, les plateformes universitaires, vos propres réseaux sociaux et sites Web et, bien entendu, la plateforme Faire Montréal!

    • Adaptez votre tactique de recrutement à votre cible

     Il faut cesser de penser que seuls les aînés sont des bénévoles potentiels. Tous peuvent s’impliquer s’ils sont sollicités avec les bons messages. Recrutez selon une compétence particulière, selon des disponibilités précises ou même par groupe d’amis ou de collègues.

    • Planifiez votre recrutement

    Le recrutement peut se prévoir en fonction des meilleurs et des pires moments pour rejoindre certains groupes d’individus. De plus, soyez toujours en mode recrutement lors de vos événements.

3. Déterminer ce que l’organisation peut offrir aux bénévoles

Les bénévoles ont besoin de contribuer à quelque chose de plus grand, il faut renforcer le sentiment d’appartenance. Il est possible de mettre en place des lieux exclusifs aux bénévoles, de leur faire rencontrer des artistes ou des experts, de leur offrir une formation inusitée, de tenir un événement de remerciement, les idées sont nombreuses. Adaptez l'expérience à votre groupe cible, car n’oublions pas que les aînés n’ont pas les mêmes besoins que les jeunes professionnels.

4. Encadrer les bénévoles lorsqu’ils sont en activité

Il est primordial que les bénévoles se sentent au cœur de l’organisation pour favoriser leur rétention. Assurez-vous qu’ils aient les formations nécessaires et toute l’information : il faut leur faire confiance! Accueillez-les chaleureusement et présentez-les aux employés pour qu’ils soient reconnus. Un sourire, un merci, du temps personnalisé, ce sont de réels partenaires pour l’organisation. Il ne faut pas oublier que les bénévoles sont présents de leur plein gré, ainsi, on ne leur ordonne pas d’effectuer une tâche, on leur demande et on les incite à le faire en s’assurant qu’ils sont confortables avec le mandat qui leur est attribué.

5. Écouter ses bénévoles et garder le contact

Une fois l’activité de bénévolat terminé, ne négligez pas de récolter leur avis sur leur expérience. Questionnez-les sur les tâches effectuées, l’accueil, la nourriture, l’horaire, l’ambiance générale, etc. Leurs réponses vous permettront de vous améliorer et vous fourniront un regard différent sur le déroulement de l’activité. Même s’ils ne sont plus bénévoles, ces personnes ont démontré leur intérêt envers votre mission. Continuez de les informer sur votre organisation et entretenez cette relation et vous gagnerez des ambassadeurs avec lesquels vous créerez une véritable relation de collaborateur.

En terminant, voici une liste de ressources complémentaires pour vous accompagner dans la mise en place de votre programme de bénévolat :